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发布时间：2022-03-10 08:55 浏览次数：次 作者：山西用友软件
项目预算管理的十个要点
“项目预算是基于当前条件下对于项目未来收入、成本费用、盈利等财务状况的预估，希望可以对企业资源达到一种高效合理分配，提升公司整体的资产回报率。但项目预算与其他的预算编制有所不同，聚焦的不是公司整体的情况而是单个项目，关注的重点和预算管理的要点都会有所区别。”
一、立项是项目预算管理必不可少的环节
项目预算管理的大体流程可以分为立项-执行-结项-复盘这四个环节，立项是整个项目流程的开端，但也是容易被忽略的环节。特别是对于需要企业投入大量资源的重要项目，立项对于整个项目的成功与否，可能会起到关键性的作用。
立项实际上就是基于项目的已知情况以及结合各种因素对于项目结果的推测这两方面，对项目进行充分的可行性分析。需要考虑的并不仅仅是财务方面的数据，更包括市场环境、技术环境、政策变化、同业竞品、企业内部资源支持、人力配置等等内外部因素。
拿最简单的影视项目来举例，在决定制作一部影视剧或是电影时，立项时至少要考虑几个问题：剧本内容是否符合现在市场流行？是否存在政策管制而影响上映播放的内容？预计同期开播的竞品有哪些？内容主题针对的受众群体主要有哪些？选择哪些平台进行播放？预计制作周期？整体的资金投入？
这一系列的问题大部分都与财务无关，而是基于业务和市场进行探讨，来判断项目是否可以获得成功。如果在这个环节缺少充分的思考和论证，对未来市场方向和企业资源产生了错误的判断，这种错误将提高项目中途停止和不能带来预期收益的可能性，最终导致企业的重大损失。
二、信息详尽的项目计划书
项目计划书至少需要包含以下内容：必要的企业资源的投入、项目人员的规划及投入、项目时间表。
企业资源的投入，包括新增资产的投入、外购成本以及项目营销等费用。还是拿影视剧项目来举例，企业资源投入，包括拍摄新增的设备投入以及拍摄场地的租赁、IP版权或剧本的购买、服装道具造景等费用、演员导演制片的薪资片酬、后期制作及音乐和配音支出、各平台营销费用、片场拍摄期间各种住宿、餐饮、交通费用等等。这些都是完成一部影视剧所必须投入的成本费用，主要是对外支付给供应商或是个人的支出。。
项目人员的规划，主要是公司内部参与项目的人员安排，如果是一些研发或是软件开发项目，这部分项目人员的投入是主要的预算支出。需要确定项目组各部门的分工、人员配置的数量和相应岗位、每个人大概需要投入的工时，依据这种详细的规划，可以计算出项目人员产生的人工成本，这是项目预算的重要组成部分。
项目时间表就是需要用甘特图等表格来展示项目中每个环节预计开始和结束的时间，这样可以让大家更直观的看到项目的预期进度，方便进行工作的安排和项目预算的编制。
三、项目预算编制后的合理性检查
合理性检查只要是需要财务判断项目预算是否符合基本的逻辑，是否存在为了让项目数据好看而扭曲现实导致项目预算缺乏真实性的情况。
项目预算符合基本逻辑，就是整体的预算项目的设置、所耗费的数量、人员的成本等等符合大众的常识和认知，同时也要符合行业内的规范。例如影视项目拍摄一共需要90天，那么按照不同的人员配置，相应的餐饮、住宿费用是可以计算出一定的平均标准的，如果超出这个标准就不符合逻辑；拍摄期间道具会有一定的损耗，但并不会天天购置新道具，如果道具一项费用支出金额特别高，那么也是不合逻辑的；针对演员片酬，需要符合行业规定的不超出整体制作费用的一定比例，这些都是预算合理性检查的关注点。
有时候项目负责人为了让项目顺利过审，也会通过夸大收入、缩减成本、减少项目人员配置等方式来让项目利润变得更高，以便通过管理层的审批。然后在项目执行的过程中，再以各种理由来调整项目预算，导致最终项目无法为企业带来利润。这种情况下就需要根据历史数据、行业数据、管理层预期目标等标准，来测算项目预算的合理性，调整不真实的部分，让项目预算更加具有决策的参考性。
四、把握项目预算中的资金进出关键节点
项目从开始执行到完成，通常会经历几个月甚至更长的时间，客户会按照项目的进度进行验收和付款，但为了保证项目的执行，在供应方一端通常会预付款项，那么就造成了一个资金进出的时间差，导致企业需要进行资金的垫付，为企业的现金流带来一定的压力。
在项目预算编制的过程中，需要根据项目时间表和项目相关的合同约定，来标注资金进出的时间点。在项目开始时，按照合同可以从客户方收到多少的预收款，这些预收款是否足以支付供应商一端的预付款，如果不够，是否可以调整相应的预收预付款比例或是收付款时间？后续客户方验收的节点和供应商付款的节点，尽量将时间错开，保证收款时间在付款时间之前，这样的调整可以缓解企业的资金压力，减少资金占用的成本，同时也给了采购和销售人员进行谈判的一个方向和指导标准。
五、划分项目成本费用的类型
项目中所有的成本费用，需要划分为固定成本和变动成本。固定成本是指项目无论持续多长时间，都不会再继续增加的成本，例如研发项目购置的固定资产、影视项目购买的IP版权和剧本费用；变动成本是指项目中随着持续时间增长而一同增加的成本，例如人员的薪资、相关的餐饮住宿费、场地租赁费等等。
划分成本费用的类型，主要是方便后续进行项目预算的调整。项目执行过程中可能会因为各种内外部因素而导致项目延期，延期会增加变动成本的部分，导致项目整体利润下降。
六、实时跟踪项目执行情况
上面也提到了项目执行中会产生项目延期或是项目中止的风险，最终会让企业承担相应的损失。为了能够及时发现风险，就需要实时跟踪项目的执行情况。
如果有条件，可以利用信息化的系统进行项目的管理，让项目团队与财务部门共享数据，这样财务可以实时了解项目情况，评估项目中存在的风险。
如果缺少信息化的项目管理系统，那么在项目组建立的时候，最好将财务人员加入项目之中，这样财务可以尽早熟悉项目情况，同时提高对项目的参与度，可以更好的把控财务风险。
当出现可能导致项目延期或是中止的因素时，依据项目时间表的变化，财务需要及时调整项目预算，重新对项目整体的利润情况以及资金计划进行调整，评估增加的损失以及是否带来了现金流的压力，将数据结果同步给项目负责人和公司管理层，协商后续的方案。
七、重视项目结束后的复盘
项目结束后，项目负责人通常会编制结项报告，同时财务也需要将项目相关的财务数据进行统计，完成与项目预算的对比分析。
分析的结果虽然不能改变已成事实的项目结果，但通过差异原因的分析，可以寻找目前项目管理中薄弱的环节，通过对管理方式和手段的调整，在后续的项目中加以改进，避免同样的情况发生。
之前曾经有人咨询过我一个关于项目的问题，对方公司主要进行纪录片的拍摄和制作，但在实际制作的过程中，总是因为客户要求的变更导致拍摄内容调整，导致项目延期，最终整体支出超出预算，项目利润被压缩。
这种情况实际上需要通过项目复盘来探究导致项目延期的关键问题，第一是在前期与客户沟通不充分，可能没有真正了解客户的需求，同时在项目执行中与客户的沟通频率不够，没有及时发现客户需求的变化；第二是在前期项目规划时，过于乐观的估计项目所需要耗用的时间，没有考虑到客户验收不通过需要调整的风险。
这两个问题可以通过沟通方式和频率的改变以及预算编制的精细化来加以改善，避免再出现类似的问题。
八、随时保持和项目团队的沟通
财务需要实时掌握项目情况，就需要保持和项目团队的积极沟通。这种沟通可能是高频率、非正式性的，并不是需要开会进行讨论，可以是日常的询问和关注。
沟通对于财务人员来说可能是个薄弱的环节，主要因为财务本身具有很强的专业性，同时在大部分中小企业中，财务和业务是完全脱离的，这样就使财务很难参与到业务流程中。
想要改善这种业财分离的状况，首先需要给管理层和业务人员灌输财务意识，财务意识的加强会让他们对财务工作产生重视，这样可以增加财务的话语权，方便财务进入到业务中去。
九、关注项目中人员舞弊情况的发生
项目中舞弊比较常见的情况是项目相关人员收取供应商回扣、编造理由提供虚假发票进行资金的支取，这类舞弊的发生第一会破坏企业文化和风气，给公司声誉带来负面影响，第二会侵占公司财产，导致公司产生损失。可以通过其他制度和管理手段配合项目管理，来尽量降低舞弊发生的几率。
首先是保证严格的审批制度和流程，所有的合同、发票、付款都需要相关人员的确认以及领导的批准，财务会在流程中验证发票本身的真实性，同时也会要求申请人提供其他相应的证据来辅助证明成本费用的真实性，不能只依靠一张发票就付款。
例如影视剧的营销推广，除了发票，还需要提供营销页面截图、营销效果的记录等来进行佐证，证明业务的真实性。
对于供应商采购方面，针对大型项目，可以考虑进行招投标，可以多方面进行比价，选择性价比最高的供应商合作。也可以在企业内部建立供应商档案，对供应商以往的合作进行记录，包括价格、质量、资质等等，后续再进行合作时，可以将供应商报价与档案进行比较，判断合理性。
另外就是收集行业信息，对于行业内的供应商返点、折扣等惯例和标准有所了解，这样可以识别是否采购过程中有舞弊情况发生。
十、满足项目管理的会计核算水平
想要进行项目预算管理的一大前提是，企业需要有相应的会计核算水平。
包括会计核算是否可以细化到项目、会计核算数据的准确性和及时性、会计人员对于业务的判断等等，这些都会影响会计核算结果的质量。
如果质量太低导致无法及时准确的统计出项目相关的财务数据，那么项目预算管理实际就没有施行的条件，需要先进行会计核算水平的提高和质量的加强，基础整顿好才能考虑更高层次的管理，否则项目预算管理更多的只是纸上谈兵，无法真正的执行，也达不到管理层想要的效果。
结束后的碎碎念：我之前在工作中涉及的项目管理，大多都是研发项目以及影视、动画投资和制作项目，这些项目都有自身的业务的复杂性和管理上的特点，其中可能存在的风险也较高，这样项目预算管理的重要性就凸显出来，针对项目的专项分析也成为了每月财务分析的重要组成部分。但实际上大多数中小企业都没有施行的基本条件，也就是会计核算基础太差，这才是需要进行强化和改善的关键。
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